Diez consejos para tomar notas de forma rápida y eficaz

La toma de notas es esencial para cualquier persona que quiera transcribir al papel un discurso oral o una presentación visual. Pero, ¿por qué y en qué contexto utilizamos la toma de notas? ¿Y cuál es la mejor manera de hacerlo? Te damos diez consejos para tomar notas de forma rápida y eficaz.

¿Para qué sirve tomar notas?

Ya sea para ahorrar tiempo o para memorizar más fácilmente, tomar notas a mano se ha convertido en una habilidad esencial que hay que dominar si se quiere organizar las ideas asimiladas durante un discurso, o simplemente para elaborar un documento profesional. Saber transcribir y estructurar la información importante, y tomar nota de las ideas principales de una intervención oral, puede, en efecto, permitir elaborar un informe más eficaz, o analizar más fácilmente la información recibida. Anotar las ideas en forma de nota recapitulativa escrita a mano también permite una mejor memorización visual, con un plan sencillo que proporciona las líneas principales de lo que hay que recordar, como un mapa mental. También puede facilitar el seguimiento de lo que se dice oralmente, estar más atento y poder releer y copiar más tarde los elementos principales de un discurso demasiado rápido para transcribirlo íntegramente en directo. Tomar nota de los elementos importantes que se pueden dictar requiere, por tanto, rapidez, organización y concentración, y es imprescindible saber hacerlo de forma sencilla y eficaz, en cuanto se entra en un mundo en el que la información a asimilar se multiplica.

¿En qué contexto hay que tomar notas?

La toma de notas se produce con bastante rapidez, ya que el alumno va adquiriendo más y más conocimientos a medida que pasan los años. Si en la escuela, el profesor evita, hasta la secundaria, obligar a los alumnos a tomar notas durante las clases, a partir del bachillerato, saber sintetizar la información y ser capaz de transcribir, gracias a notas rápidas, el contenido de una lección más extensa, se convierte en algo esencial para la relectura y la revisión. Esto es aún más cierto para los estudiantes que tienen que escribir informes mucho más detallados que los simples apuntes de clase. Los apuntes tomados durante los distintos módulos deben servir para elaborar informes escritos completos, necesarios para el aprendizaje, o incluso para presentarlos ante un jurado que juzgue la buena asimilación de los conocimientos. La toma de notas acompañará a todo el mundo en su vida profesional, sintetizando ideas para redactar un informe de la reunión del día, o recopilando información para un proyecto u objetivo, siendo actividades casi cotidianas en muchos campos.

Consejos para tomar notas de forma rápida y eficaz.

1 - Presta atenció

Tomar buena nota de lo que se oye y se ve, prestando atención y escuchando activamente lo que se dice es la base del proceso. Ten en cuenta el propósito que tienes: ¿quieres informar sobre un discurso? ¿Quieres tomar notas de una reunión para destacar un orden del día o anotar las ideas de tus compañeros? ¿Se reescribirán sus notas de resumen para hacer un registro más completo o para asimilar conocimientos? Sea lo que sea, escucha atentamente a sus interlocutores e intenta recuperar las palabras clave para ordenarlas según sus necesidades futuras. La toma de notas debe ser una prolongación de la escucha y una ayuda a la memoria para después.

2 - Utiliza abreviaturas y acorta las palabras.

Como ya hemos visto, una buena toma de notas consiste principalmente en seguir un discurso oral y anotar los puntos principales para utilizarlos como recordatorio o como base para redactar un reporte, un escrito profesional o un informe más completo. Por lo tanto, la toma de notas requiere una escritura rápida y, entre las técnicas de toma de notas, se puede observar el uso frecuente de abreviaturas para acortar ciertas palabras. La abreviación de las palabras reduce ciertamente la calidad de la escritura, pero el contenido de las notas no está generalmente destinado a ser compartido tal cual. De hecho, a menudo es necesario volver a las propias notas y reelaborarlas para poder compartirlas después. Sin embargo, si las abreviaturas permiten ser más rápido, no abuses de ellas. Sería una pena que, al releer tus notas, ya no pudieran entenderse. Sustituye sólo las fórmulas comunes o las palabras largas por atajos que todos puedan entender.

3 - Manten sólo las palabras clave

Del mismo modo, y es importante destacarlo de nuevo, la toma de notas es una síntesis de lo que se escucha. Como en una lluvia de ideas, céntrate principalmente en las palabras clave. El objetivo no es copiar palabra por palabra lo que diga el orador o sus interlocutores, sino captar las ideas principales. Con esta forma de anotar, obtendrás un documento sintético, útil para recordar los puntos principales de lo dicho, pero también muy eficaz para los alumnos, para repasar un curso muy completo.

4 - Utiliza símbolos y esquematiza

Cuando tomas notas, el uso de la facilitación gráfica puede ser útil para comprender mejor tu escrito durante la corrección, para ir más rápido o simplemente para tener un mejor recuerdo visual de tu resumen. Para agilizar la escritura, no dudes en utilizar pequeños símbolos como "°" en lugar de "ion", como para la palabra "formación" que se convierte en "formato °", "+" en lugar de "plus", o "" para los verbos "aumentar" o "aumentar", por ejemplo. También puedes utilizar diagramas, ya que los gráficos circulares, las burbujas y otros diagramas son útiles para crear mapas mentales y comprender mejor el contenido de tus notas. También se pueden utilizar tablas, ya que esta forma de nota puede ayudar a estructurar las ideas o, por qué no, a trabajar juntos en una nota.

5 - Haz que tus notas sean visibles

Recuerda que tus notas sirven para identificar los puntos importantes de la información que se da en una reunión o conferencia. Resaltar determinados puntos, utilizar colores, escribir los títulos en mayúsculas... Todas estas acciones te ayudarán a retener mejor el contenido de tus notas, analizarlas mejor y elaborar resúmenes e informes eficaces. Así que ármate con tus estabilizadores y tu mejor juego de lápices para que tu toma de notas sea eficiente y agradable de leer.

6 - Que la estructura sea fácil de reconocer

Cuando tomes notas, hazlo de forma lógica para que puedas orientarte después. La estructura regular de tus apuntes será el principal condicionante para analizar mejor tus escritos. Utilice diferentes colores para la información (por ejemplo, rojo para los títulos, verde para los subtítulos, ...), o letras mayúsculas para los títulos de las secciones principales. Es tu quien debe elegir la estructura que quieres dar a cada elemento, pero una vez que hayas hecho su elección, intenta ceñirse a ella a lo largo de sus notas.

7 - Haz espacio

Las distracciones, o una presentación inconexa, pueden hacer que tengas que volver a ciertos puntos mientras tomas notas. Dejar un margen con espacios para añadir anotaciones, correcciones o aclaraciones que mejoren tus notas a lo largo de la presentación te ayudará a evitar tener notas desordenadas e ilegibles. Guarda alrededor de 1/4 de su papel en su diseño para anotar alguna información además de lo que ya hayas escrito.

8 - Ponlo "limpio" rápidamente

Cuando se escribe una nota rápida sobre la marcha, la calidad de la escritura o la pulcritud y el diseño pueden no ser ideales. A continuación, es importante « limpiar » tus notas lo antes posible, mientras la información está fresca en tu mente. Las notas mal ordenadas en una hoja suelta pueden olvidarse rápidamente, malinterpretarse o, lo que es peor, perderse entre las docenas de papeles que hay en la mesa. Cuanto más rápido copies y archives tus notas, más utilizables serán después.

9 - Archivos, cuadernos, carpetas, separadores, etc. ¡Organízate!

Para tomar notas a mano de forma eficiente, es esencial contar con un buen equipo para escribir y archivar. Bolígrafos de colores, libretas o cuadernos, bolígrafos de tinta, gomas de borrar, subrayadores de colores, reglas para subrayar, ... Todos estos elementos son imprescindibles para escribir notas limpias y agradables. Pero esto no es suficiente, sobre todo cuando todavía se está en la escuela, ya que los estudiantes tienen que archivar todo lo que han tomado de notas en clase, sobre todo en la sala de conferencias o en el aula, donde la cantidad de conocimientos entregados es importante. Por ello, es necesario disponer de diferentes carpetas, fichas de colores, cuadernos y separadores, para poder estudiar y repasar posteriormente los diferentes apuntes.

10 - Digitalízalo con la tableta gráfica: una nueva forma de tomar notas

Cuando escribimos notas, a menudo lo hacemos a mano para registrar rápidamente la información durante las reuniones y las clases. Pero cada vez más, con la informatización de los datos, nos vemos obligados a transcribir todo digitalmente para registrar y compartir nuestras notas. Por ello, en las salas de conferencias y de reuniones hay un gran número de personas que utilizan ordenadores portátiles para dar conferencias o escribir notas de trabajo. Sin embargo, usar un portátil no es lo ideal, ya que el teclado puede escribir palabras enteras más rápido que a mano, pero se pierde mucho tiempo en formatear y usar diagramas y símbolos, y los procesadores de texto y sus opciones, el ratón y el teclado y sus flechas, no son muy adecuados para hacer estas maniobras rápidamente. Uno puede entonces recurrir a las tabletas Android, como la Samsung Galaxy Tab o la Galaxy Note, a una tableta iOS como la iPad Pro o Air, o a una tableta Microsoft Surface Pro, para tomar notas directamente con un estilete, con aplicaciones de notas digitales. Sin embargo, más allá del elevado precio de estas tabletas, la sincronización con el bolígrafo es a veces inestable, la sensación de escritura a largo plazo puede ser desagradable, y algunas empresas y escuelas no ven con buenos ojos el uso de un ordenador o una tableta durante las clases o las reuniones, ya que éstos pueden utilizarse para el ocio. La tableta gráfica híbrida iskn Repaper puede ser la solución perfecta para combinar los formatos digital y de papel. Con este tipo de tableta gráfica, puedes colocar una hoja de papel directamente sobre la superficie activa y, gracias a un anillo magnético colocado en tu lápiz favorito, escribir todas tus notas en papel y guardarlas al mismo tiempo en la memoria del dispositivo. Se puede utilizar sin ordenador, así que lo único que tienes que hacer es transferir tus notas directamente a tu portátil o Macbook una vez que hayas llegado a tu puesto de trabajo o hayas vuelto a casa. Es la herramienta ideal para tomar notas rápidamente, e informatizarlas sin tener que copiar todo en un ordenador.

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Conclusión

Tomar notas parece sencillo al principio, pero como hemos visto, es necesario organizarse y conocer los pequeños trucos para poder escribir rápidamente y sintetizar lo mejor posible una intervención oral o visual, pero también para poder reutilizar esas notas después para revisarlas, o para crear informes y expedientes lo más exhaustivos posible. Para ello es necesario contar con un equipo, y aunque las fichas, las carpetas y los lápices son los medios más prácticos para tomar notas eficaces, el uso omnipresente de la tecnología digital hace que sea necesario poder llevar un registro informático de las propias notas. El uso de la tableta gráfica Repaper es, por tanto, una verdadera ventaja para ahorrar tiempo a la hora de tomar notas.

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