¿Cómo dirigir una reunión a distancia?

La organización de reuniones a distancia se está convirtiendo poco a poco en un estándar para las empresas. Perfeccionar las técnicas de facilitación para que todos los participantes participen en una reunión a distancia puede ser un reto para los facilitadores. Para establecer una buena dinámica de grupo, el uso de herramientas tecnológicas como la tableta gráfica puede ayudarle a preparar y facilitar su reunión de la mejor manera posible, y así dirigir una reunión productiva. Para perfeccionar sus métodos de facilitación, enmarcar sus reuniones y alcanzar sus objetivos, sigue los consejos y herramientas que te ofrecemos a continuación para que puedas preparar y organizar su próxima reunión a distancia de la mejor manera posible.

La tableta gráfica, un aliado imprescindible para realizar reuniones a distancia.

Una de las herramientas más populares para dirigir una reunión eficaz es la tableta gráfica. Con una tableta como la iskn Repaper, podrás compartir la pantalla de tu aplicación gráfica con la mayoría de las herramientas de videoconferencia. Ya sea Zoom, Teams o Meets, la tableta Repaper se adaptará fácilmente a cada programa, permitiéndote crear bocetos, dibujos y anotaciones en directo para ilustrar tus puntos al instante. Las aplicaciones de pizarra blanca integradas con el software de videoconferencia también son una solución. Son ideales para hacer un brainstorming o para transmitirlas como lo harías en un paperboard. Que sea en Zoom Whiteboard o en Google Jamboard, entre otros, explica tus ideas con diagramas y dibujos y, como líder de la reunión, dé otra dimensión a las presentaciones de sus proyectos. Dibujar diagramas te permitirá ilustrar sus argumentos en vivo y en directo, y así convencer a su audiencia de que se adhiera a sus ideas, que es el principal objetivo de todos en una reunión de equipo eficaz. Esto se vuelve aún más interesante si tus empleados también tienen una tableta gráfica. El director podrà invitarles a participar y añadir su toque personal a la pizarra al instante.

Las tabletas de dibujo, como la iskn Repaper, son recomendables en esta situación, especialmente si los participantes en la reunión no se sienten muy cómodos con el uso de este tipo de herramientas. En efecto, poner una hoja de papel en la tableta para hacer dibujos y anotaciones, como se haría en un cuaderno estándar, permite incluso a los más inexpertos familiarizarse rápidamente con este tipo de herramientas, mientras las retranscriben en directo en el software gráfico.

De hecho, ya no se necesita una larga curva de aprendizaje para gestionar la coordinación mano-ojo, como se requiere en las tabletas más tradicionales sin pantalla que no ofrecen puntos de referencia en la superficie táctil negra. Con una tableta gráfica, tanto el presentador como los colaboradores podrán expresar sus ideas de forma rápida, clara y concisa, ya que todo el mundo sabe escribir en papel, y la tecnología de este tipo de tabletas permite transponer al instante lo que se escribe y dibuja en la pantalla del ordenador. Haz un mapa de tus conclusiones e invita a tus compañeros a participar activamente en la reunión para conseguir toda su atención. Si ya has preparado la reunión en formatos como Powerpoint, Impress o Keynote, no hay problema. También puedes utilizar tu tableta gráfica para hacer anotaciones al instante en tus diapositivas, en directo para tu audiencia. Esto te da la oportunidad de enfatizar los puntos que son importantes para ti, y convertir una presentación de Powerpoint, normalmente austera, en una demostración dinámica.

La reunión a distancia: la nueva norma en los negocios.

Con la normalización del teletrabajo, la realización de reuniones a distancia es cada vez más habitual para los directivos que quieren estar en contacto con sus equipos. La situación actual ha cambiado por completo la forma de pensar en el trabajo, y puede valer la pena buscar nuevas herramientas para llevar a cabo sus reuniones con eficacia. Para que una reunión sea eficaz, el reto para el moderador es cautivar a los participantes y mantener a la audiencia centrada en el orden del día. Las reuniones de trabajo a distancia, como todo tipo de reuniones, tienen un objetivo claro: explicar a los participantes el propósito de la reunión, informarles, recoger opiniones, pero sobre todo co-construir proyectos con sus colaboradores. Existen muchas soluciones para conseguirlo, y gracias a ciertos programas informáticos y periféricos, como la tableta gráfica, será más fácil para el directivo presentar los temas, y motivar la toma de decisiones presentando claramente sus ideas.

Algunos consejos para el éxito de tu reunión a distancia.

Elija el software de videoconferencia adecuado.

El software en el que organizas tu reunión será esencial para su buen funcionamiento. La interfaz se convierte en tu sala de reuniones, y por eso tienes que elegir una herramienta de videoconferencia que sea agradable, accesible para todos y que ofrezca opciones para organizar y dirigir una reunión en las mejores condiciones. Entre los programas más conocidos, podemos mencionar Zoom, Meets, Skype o Teams. Todas estas interfaces propuestas por las empresas más famosas, como Microsoft o Google, tienen sus propias particularidades. Sus opciones pueden ser realmente adecuadas para muchas situaciones. Depende de ti intentar elegir el programa que creas que se adapta mejor a tu presentación y a los conocimientos informáticos de los participantes".

Comprueba tu equipo.

Utilizar las herramientas adecuadas para la reunión, y comprobarlas, es un paso que no debes descuidar si quieres evitar perder tiempo. Puede parecer trivial, pero tener una cámara web que permita a tus interlocutores verte hará que la reunión sea más dinámica que con un avatar vacío e inmóvil. Dicho esto, el punto más importante, a menudo descuidado en favor del vídeo, es comprobar el sonido del micrófono. Si los incluidos en los portátiles son hoy en día de buena calidad, sigue siendo preferible asegurarse de no reformular las mismas frases una y otra vez, por una mala comprensión de los participantes. Del mismo modo, comprobar la calidad de los altavoces y los auriculares es esencial para entender claramente lo que dicen los interlocutores. Como organizador, es preferible preparar a los participantes pidiéndoles que comprueben antes su equipo para que todos puedan oír la información esencial y se les escuche bien mientras hablan. Lo mismo ocurre, obviamente, si se utilizan dispositivos externos, como una tableta gráfica. Comprobar que funcionan correctamente garantizará que la reunión se desarrolle sin problemas y sea agradable para todos.

Reúne a los actores clave.

Gestionar una reunión y saber dirigirla con eficacia también implica seleccionar a las personas adecuadas. No tiene sentido reunir a más personas de las necesarias, sobre todo si no tienen nada concreto que aportar a la reunión. Si el número de participantes supera la docena de personas, es probable que pierdas productividad. No olvides que a menudo un informe de la reunión puede ser suficiente para la gran mayoría de sus empleados. Cuando hayas reunido a los diferentes actores, es importante, al principio de la reunión, recorrer la mesa para formalizar la identidad de cada persona presente. Al darles tiempo para hablar, todos pueden presentarse y todos los presentes pueden ver cuáles son sus funciones en la empresa. También puedes, antes o durante la reunión, elaborar un organigrama de los distintos participantes utilizando una tableta gráfica y una interfaz de pizarra. Hacerlo en directo permite que todos identifiquen claramente con quién están hablando.

Recuerda que debes "cronometrar" su reunión.

Para ser productivo, es importante limitar el tiempo asignado a cada tema para evitar reuniones interminables. Por eso, no dudes en estructurar tu reunión en varias partes, a las que definirás de antemano una determinada duración, y en resumir ciertos puntos clave para ahorrar tiempo. Al no perderte en detalles innecesarios, harás que tus intervenciones sean más productivas y los participantes permanecerán más atentos durante todo el tiempo que duren las reuniones que dirijas.

No olvides las actas.

Al final de la reunión, recuerdas siempre escribir un resumen de cada punto significativo que se haya tratado durante la misma. Estos resúmenes son aportaciones importantes para cada participante y ayudan a aclarar los puntos clave planteados durante las reuniones de trabajo. También puedes considerar la posibilidad de invitar a alguien a tomar notas específicamente, lo que le permitirá a usted, como facilitador, centrarse en hablar. Para facilitar la redacción de sus informes, no dudes en utilizar las opciones de tus aplicaciones gráficas. Estos, como Repaper Studio, te permiten grabar lo que has escrito, dibujado y compartido en directo durante la reunión. Los participantes pueden repasar el contenido de la reunión en vídeo y revisar el flujo de lo que se dijo para comprenderlo mejor.

Passez le pas de la réunion à distance.

Hemos visto cómo organizar y dirigir una reunión profesional a distancia. La gestión del tiempo, la creación de la lista de participantes y la puesta en común de las actas interactivas, si bien estos trucos pueden permitir preparar y dirigir una reunión más fácilmente, la principal fuente para hacerla más atractiva e interesante para los actores presentes sigue siendo la buena gestión del material. Desde el audio hasta el vídeo, pasando por los programas informáticos y las tabletas gráficas, son muchas las posibilidades que se ofrecen para animar un proyecto colectivo a distancia, y ello, de forma interesante y envolvente, para todas las personas que participan. Dirigir reuniones se convierte en algo fácil y, sean cuales sean los temas, puedes estructurar y animar tus presentaciones de forma divertida y cautivadora.