Les outils et les conseils pour réussir en télétravail.

Avec les confinements successifs, la mise en place du télétravail s’est généralisée dans les entreprises. Cette forme d’organisation prend aujourd’hui tout son sens, et il est possible de la rendre la plus efficiente possible en se munissant des bons outils et des bons réflexes.

Un changement bénéfique pour votre entreprise.

On peut penser à tort que le travail en entreprise implique de devoir se rendre sur le lieu de l’activité pour pouvoir être efficace. Cela n’est pas forcément vrai, et dans certains cas, le travail à distance peut être une vraie réponse aux attentes des salariés. Le travail à domicile permet dans certains cas de diminuer l’absentéisme et de booster la productivité grâce à une organisation du travail qui augmente la qualité de vie des télétravailleurs. Entre le temps perdu dans les transports, à la machine à café, ou les heures supplémentaires dues aux absences de leurs collègues, devant rester chez eux pour des raisons diverses, toutes ces occasions sont autant de moments qui pourraient être plus productifs pour l’entreprise, ou qui pourraient donner plus de temps à la vie privée pour l’employé. Promouvoir le travail des salariés depuis leur domicile, ou un endroit de coworking, peut donc être une solution intéressante pour motiver et booster la performance des salariés, en leur permettant de mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle, sous réserve que la relation entre managers et salariés soit assez forte et qu’une confiance puisse s’installer entre les deux partis.

Quels outils mettre en place pour télétravailler efficacement ?

L’ordinateur et ses logiciels

Afin que l’expérience du télétravail soit une réussite, il faut bien prendre en compte l’importance de l’ordinateur pour pouvoir garder des échanges entre les équipes, et améliorer la collaboration à distance. Pour cela, travailler avec des outils qui favorisent le travail d’équipe, tels que les outils collaboratifs permettant de partager des documents, de réaliser des conversations en visio conférence ou de réaliser un partage d’écran, deviennent essentiels dans un cadre comme le travail à distance. Parmi toutes ces nouvelles pratiques digitales, la visioconférence est définitivement le fer de lance pour maintenir un lien entre les différents acteurs gravitant dans, et autour de l’entreprise. Avec une application web comme Microsoft Teams, Zoom ou encore Meets, vous pouvez organiser vos réunions en direct, rapidement et facilement, avec des options qui vous rapprochent toujours plus d’une réunion en présentiel. Des tableaux blancs, comme des paperboard, compatibles avec des tablettes graphiques qui permettent d’écrire en direct lors de la réunion, sont même intégrés dans les logiciels de visioconférence. Les cloud comme Google Drive ou Dropbox vous permettront quant à eux de mettre en commun vos documents à distance. Pour échanger, la plateforme collaborative « Slack », avec sa gestion des différents canaux de discussion, est parfaite pour éviter de se noyer dans les mails. Avec tous ces nouveaux outils, travailler en équipe n’a jamais été aussi simple, il vous suffit juste de trouver le bon logiciel de travail interactif adapté à vos besoins.

Un accessoire quasi-indispensable : la tablette graphique.

Parmi les bons outils de communication et de création, une bonne solution de travail quotidien, pouvant s’avérer utile dans de nombreuses situations pour une personne travaillant à domicile, est la tablette graphique. Au-delà de faire gagner du temps et de faciliter le travail de chaque utilisateur, elle permet de créer une collaboration sociale bien plus importante qu’il n’y paraît, sous peu que chacun en soit équipé et puisse profiter de ses avantages. Grâce à sa synchronisation avec la plupart des softwares, comme avec un logiciel de tableau blanc virtuel, ou les logiciels de bureautique classique, entre autres, vous pouvez l’utiliser de différentes manières. Pour dessiner ses idées, et les faire passer plus facilement que par écrit, lors d’un brainstorming en visioconférence, pour corriger un document à la main rapidement sur l’ordinateur, sans avoir à effectuer de nombreuses conversions de format, pour transmettre un savoir, notamment pour les professeurs désireux de pouvoir enseigner à distance et de répondre clairement aux questions qui sont posées, pour réaliser une démonstration en direct, ou tout simplement en l’utilisant sur un logiciel collaboratif, la tablette graphique fait preuve d’une agilité sans limite, ce qui fait d’elle un allié essentiel dans le travail à distance.

Seulement, tout le monde n’est pas forcément à l’aise avec ce type d’outils, et c’est pour cela que des modèles existent pour que chaque employé puisse prendre en main facilement le périphérique. La tablette graphique, à l’instar de la Repaper par ISKN, permet cela, en proposant de dessiner directement sur une feuille de papier, directement placée sur la surface de la tablette graphique, tout en voyant le résultat se retranscrire immédiatement sur l’interface du logiciel. Cela permet ainsi de pouvoir écrire naturellement, en regardant le trait se dessiner sous sa main, sans avoir à regarder l’écran d’ordinateur, ce qui nécessiterait un entraînement de coordination main-œil trop important pour le novice en la matière. De plus, l’utilisation d’un crayon standard, rendue possible par la présence d’une bague magnétique autour de celui-ci, ne donnera pas la sensation étrange du stylet, pas toujours confortable pour quelqu’un n’en n'ayant pas l’habitude.

Quelques conseils pour réussir le télétravail.

Mettez-vous dans les bonnes conditions.

Pour faire du télétravail à domicile, loin des locaux de l’entreprise, mais travailler dans de bonnes conditions et être productif, il est important de bien gérer son environnement de travail à la maison. La première chose que le salarié doit se dire, comme n’importe quel collaborateur de l’entreprise, est que ça n’est pas parce que l’on n’est pas sur son lieu de travail habituel, qu’il faut se permettre de ne pas se mettre dans des conditions de travail optimales. Rester en pyjama toute la journée n’est définitivement pas une bonne solution pour favoriser la performance, et s’habiller, même si c’est dans un style plus décontracté que le dress-code, parfois lourd, du bureau, est un premier pas pour travailler à distance efficacement. Aussi, penser à s'organiser un espace de travail dédié fait partie des conditions pour améliorer son efficacité. Hors de question de travailler dans son lit, travailler chez soi demande de la rigueur et une réunion en visioconférence depuis cet endroit serait vraiment malvenue pour donner un aspect de vous sérieux auprès de votre employeur. Pour les moins motivés, ou ceux en manque de lien social, il existe même de plus en plus d’espaces de coworking, afin de laisser le choix entre open-space et salle de réunion pour se sentir dans une ambiance de bureau.

Gardez des horaires normaux.

Afin de garder un engagement au travail constant, il est conseillé pour le télétravailleur de gérer son temps de travail comme s’il pratiquait son activité professionnelle directement au bureau. Le salarié doit donc garder des horaires de travail impliquant une routine qui lui permette d’être tout aussi efficace que dans les locaux de l’employeur. Le but ici n’est pas de faire acte de présentéisme, surtout si l'employé a déjà rempli toutes les missions qui lui sont allouées, mais que celui-ci ressente les jours de télétravail comme une réelle journée de travail. S’organiser un emploi du temps rigoureux pour répartir sa charge de travail est également une bonne solution pour éviter les distractions et se tenir à des horaires précis. Ainsi, le but du travail à distance n’est pas de commencer sa journée au milieu de l’après-midi lorsque tous les collègues ont quasiment fini la leur. En appliquant un rythme sain et organisé, et même s’il y a une part de flexibilité plus importante qu’au bureau, chaque travailleur à domicile se tiendra à ses objectifs, et pourra organiser plus facilement son équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Ne perdez pas le lien avec vos collègues.

Il est vrai que pour les personnes qui travaillent chez eux, le télétravail a de nombreux avantages en termes d’horaires et de flexibilité. Cependant, il peut arriver qu'une sensation d’isolement se fasse sentir pour beaucoup au bout d’un certain temps, et c’est à ce moment que les risques psychosociaux peuvent survenir, et que l’épanouissement et la santé au travail peuvent diminuer pour le salarié. C’est pour cela qu’il est important d’utiliser le management collaboratif, même à distance, afin de garder des conditions de performance et bien être maximales pour le salarié. Une solution simple est d’organiser quelques heures de travail dédiées aux réunions en visioconférence. Celles-ci n’ont pas besoin d’être longues, ni trop répétitives, et nous l’avons vu, de nombreux outils aident à obtenir des réunions dynamiques et participatives. De la même manière, il peut être intéressant de prévoir un, ou quelques jours par semaine en présentiel pour ne pas casser les liens entre les employés, et ainsi garder, voir améliorer la qualité de vie au travail des salariés. Aussi, formaliser toutes les décisions prises, que cela soit par les personnes présentes sur le lieu de l’entreprise, ou lors d’une réunion en visioconférence, permet de ne pas exclure ceux qui ne pouvaient être là. De cette manière, le télétravail devient ainsi un mode de travail n’enlevant en rien les contacts sociaux, tout en permettant aux collaborateurs des aménagements de leur emploi du temps et une performance au travail accrue.

Séparez la vie personnelle et professionnelle.

Il est nécessaire, en situation de télétravail, de pouvoir concilier vie privée et vie de travailleur avec le meilleur équilibre des temps alloué à chacune. Il est donc important, même si l’on est à domicile, de se fixer un cadre de travail strict, et de faire comprendre à ses amis, enfants, famille ou colocataires, de ne pas se faire déranger lors de vos phases de travail. L’équilibre entre vie privée et vie professionnelle doit être respecté, et de la même manière, il faut que votre employeur ou vos collègues ne profitent pas de ce mode organisationnel à distance, pour vous importuner à toute heure du jour et de la nuit sous prétexte que vous travaillez depuis chez vous.

Faites des pauses et pensez à sortir.

Pour les personnes travaillant à distance, allier bien-être et performance peut parfois être compliqué. En effet, travailler à domicile implique de moins sortir de son habitation, et de faire moins d’effort physique tout au long de la journée. Il est donc important de se garder des moments de déconnexion et de faire des pauses. Durant ce temps-libre, s’aérer l’esprit en sortant à l’extérieur, ou mieux, faire une activité physique, sur l’heure du midi ou le soir par exemple, peut être une excellente idée permettant de se garder en pleine forme et d’avoir l’esprit plus clair au fil des jours. Les manageurs peuvent également promouvoir les pauses ou proposer des activités physiques dans le cadre de leur entreprise afin que leurs salariés puissent se retrouver dans un autre milieu que celui de la société pour laquelle ils travaillent. L’idée ici n’est pas de perdre sa concentration en arrêtant de travailler à cause de distractions, faisant rester le salarié sur son écran d’ordinateur, mais au contraire, de renforcer le bien-être de chaque collaborateur en l’incitant à ne pas rester fixé au même endroit toute la journée.

Une réussite si l'organisation en amont est adaptée.

Télétravailler permet donc une meilleure qualité de vie, et bien que cela ne puisse pas forcément convenir à tout à chacun, utiliser les meilleurs outils pour collaborer entre collègues de manière saine est déjà un grand pas pour faire de votre expérience de travail à distance une réussite.