Tools und Tipps für erfolgreiche Heimarbeit

Mit den sukzessiven Lockdowns hat sich die Einführung von Telearbeit in Unternehmen durchgesetzt. Diese Form der Organisation bekommt nun ihre volle Bedeutung und kann so effizient wie möglich gestaltet werden, indem man sich mit den richtigen Tools und Mechanismen ausstattet.

Eine vorteilhafte Veränderung für Ihr Unternehmen.

Es besteht das verbreitete Missverständnis, dass die Arbeit in einem Unternehmen nur effektiv sein kann, solange sie am Arbeitsplatz durchgeführt wird. Das muss nicht unbedingt stimmen, und bestimmten Fällen kann Remote-Arbeit eine echte Antwort auf die Erwartungen der Mitarbeiter sein. Die Arbeit von zu Hause aus kann die Fehlzeiten reduzieren und die Produktivität steigern, dank einer Arbeitsorganisation, die die Lebensqualität von Telearbeitern erhöht. Zwischen der verlorenen Zeit im Transport, an der Kaffeemaschine oder den Überstunden aufgrund der Abwesenheit der Kollegen, die aus verschiedenen Gründen zu Hause bleiben müssen, sind all diese Gelegenheiten Momente, die für das Unternehmen produktiver sein könnten, oder die dem Mitarbeiter mehr Zeit für sein Privatleben geben könnten. Es kann eine interessante Lösung sein, das Arbeiten von zu Hause oder in einem Coworking Space zu unterstützen, um so Mitarbeiter zu motivieren und ihre Leistung zu steigern, indem sie ihr Arbeits- und Privatleben besser in Einklang bringen können, vorausgesetzt, die Beziehung zwischen Führungskräften und Mitarbeitern ist stark genug und basiert auf gegenseitigem Vertrauen.

Welche Tools sollten für eine effektive Heimarbeit eingesetzt werden?

Computer und Software.

Damit die Heimarbeit erfolgreich ist, ist es wichtig, die Bedeutung des Computers für den Austausch zwischen den einzelnen Arbeitsteams und die Verbesserung der Zusammenarbeit auf Distanz zu berücksichtigen. Um dies zu erreichen, wird die Arbeit mit Tools, die die Teamarbeit fördern, wie z. B. kollaborative Tools für das Teilen von Dokumenten, das Videoconferencing oder das Screen-Sharing, in einer Umgebung wie der Telearbeit unerlässlich. Unter all diesen neuen digitalen Praktiken sind Videokonferenzen definitiv die Speerspitze, um eine Verbindung zwischen den verschiedenen Akteuren in und um das Unternehmen aufrechtzuerhalten. Mit einer Webanwendung wie Microsoft Teams, Zoom oder Meets können Sie Ihre Live-Besprechungen schnell und einfach organisieren, mit Optionen, die Sie näher an ein persönliches Meeting bringen. Whiteboards, wie z. B. Flipcharts, die mit Grafiktabletts kompatibel sind und das Schreiben während des Meetings live ermöglichen, sind sogar in Videokonferenzprogramme integriert. Mit Clouds wie Google Drive oder Dropbox können Sie Ihre Dokumente aus der Ferne freigeben. Für den Austausch ist die kollaborative Plattform "Slack" mit ihrer Verwaltung verschiedener Diskussionskanäle perfekt, um nicht in E-Mails unterzugehen. Mit all diesen neuen Werkzeugen war Teamarbeit noch nie so einfach, Sie müssen nur die richtige interaktive Arbeitssoftware für Ihre Bedürfnisse finden.

Ein fast unverzichtbares Zubehör: das Grafiktablett

Unter den guten Kommunikations- und Erstellungswerkzeugen ist das Grafiktablett in vielen Situationen eine gute Lösung für die tägliche Arbeit von zu Hause aus. Abgesehen von der Zeitersparnis und der Erleichterung der Arbeit jedes einzelnen Anwenders ermöglicht es eine soziale Zusammenarbeit, die viel wichtiger ist, als es den Anschein hat, vorausgesetzt, jeder ist damit ausgestattet und kann seine Vorteile genießen. Dank der Synchronisation mit den meisten Softwareprogrammen, wie z.B. virtuelle Whiteboard-Software oder klassische Office-Software, können Sie es auf unterschiedliche Weise nutzen. Beim Brainstorming in einer Videokonferenz, um Ihre Ideen zu zeichnen anstatt Sie auf komplizierte Art schriftlich weiterzugeben, beim schnellen Korrigieren von Hand eines Dokument am Computer, ohne viele Formatkonvertierungen vornehmen zu müssen, beim Vermitteln von Wissen, insbesondere für Lehrer, die aus der Ferne unterrichten und Fragen klar beantworten wollen, beim Durchführen einer Live-Demonstration oder einfach nur beim Nutzen einer kollaborative Software zeigt das Grafiktablett eine grenzenlose Agilität, die es zu einem unverzichtbaren Verbündeten bei der Fernarbeit macht.

Allerdings ist nicht jeder mit dieser Art von Werkzeug vertraut, und deshalb gibt es Modelle, mit denen jeder Mitarbeiter die Bedienung des Geräts einfach erlernen kann. Das Grafiktablett, wie das Repaper von ISKN, ermöglicht dies, indem es vorschlägt, direkt auf ein Blatt Papier zu zeichnen, das direkt auf die Oberfläche des Grafiktabletts gelegt wird, während das Ergebnis sofort auf der Softwareoberfläche wiedergegeben wird. So können Sie ganz natürlich schreiben und beobachten, wie die Linie unter Ihrer Hand gezeichnet wird, ohne auf den Computerbildschirm schauen zu müssen, was für den Anfänger ein zu großes Training der Hand-Augen-Koordination erfordern würde. Außerdem wird die Verwendung eines gewöhnlichen Stifts, was durch das Anbringen eines magnetischen Rings um den Stift ermöglicht wird, nicht das seltsame Gefühl des Eingabestifts hervorrufen, das für jemanden, der nicht daran gewöhnt ist, nicht immer angenehm ist.

Einige Tipps für erfolgreiche Telearbeit.

Schaffen Sie sich die richtigen Voraussetzungen.

Um das Homeoffice, weit weg vom Firmengelände, unter guten Bedingungen zu leisten und produktiv zu sein, ist es wichtig, die Arbeitsumgebung zu Hause zu organisieren. Als erstes muss sich der Mitarbeiter, wie auch jeder andere Mitarbeiter des Unternehmens, sagen, dass, nur weil man nicht an seinem gewohnten Arbeitsplatz ist, er sich trotzdem optimale Arbeitsbedingungen verschaffen sollte. Den ganzen Tag im Schlafanzug zu verbringen, ist definitiv keine gute Lösung für die Leistung, und sich schick zu machen, auch wenn es in einem legereren Stil als der manchmal strenge Büro-Dresscode ist, ist ein erster Schritt, um effizient aus der Ferne zu arbeiten. Auch das Nachdenken über die Organisation eines eigenen Arbeitsbereiches gehört zu den Voraussetzungen, um Ihre Effizienz zu steigern. Arbeiten im Bett kommt nicht in Frage: die Arbeit zu Hause erfordert Disziplin, und ein Videokonferenz-Meeting von diesem Ort aus wäre wirklich nicht erwünscht, um Ihrem Arbeitgeber einen seriösen Eindruck von Ihnen zu vermitteln. Für die weniger Motivierten oder diejenigen, denen der soziale Anschluss fehlt, gibt es sogar immer mehr Coworking Spaces, so dass man zwischen Open-Space und Meetingraum wählen kann, um sich wie in einem Büro zu fühlen.

Halten Sie normale Arbeitszeiten ein.

Um ein konstantes Arbeitsengagement aufrechtzuerhalten, ist es für den Telearbeiter ratsam, seine Arbeitszeit so zu verwalten, als ob er direkt im Büro arbeiten würde. Der Arbeitnehmer sollte daher Arbeitszeiten einhalten, die eine Routine implizieren, die es ihm ermöglicht, genauso effizient zu arbeiten wie in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers. Dabei geht es nicht um Präsentismus, vor allem wenn der Mitarbeiter bereits alle ihm zugewiesenen Aufgaben erledigt hat, sondern darum, dass der Mitarbeiter die Tage im Homeoffice als einen echten Arbeitstag empfindet. Eine sorgfältige Planung Ihres Arbeitspensums ist auch eine gute Möglichkeit, Ablenkungen zu vermeiden und sich an bestimmte Zeiten zu halten. Das Ziel der Fernarbeit ist zum Beispiel nicht, Ihren Tag mitten am Nachmittag zu beginnen, wenn alle anderen mit ihrem fast fertig sind. Durch einen gesunden und organisierten Rhythmus, auch wenn es ein größeres Maß an Flexibilität als im Büro gibt, wird jeder Heimarbeiter an seinen Zielen festhalten und seine Work-Life-Balance leichter organisieren können.

Verlieren Sie nicht die Nähe zu Ihren Kollegen.

Es stimmt, dass Telearbeit für Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, viele Vorteile in Bezug auf Arbeitszeiten und Flexibilität hat. Es kann jedoch vorkommen, dass sich nach einer Weile ein Gefühl der Isolation einstellt, und dann können psychosoziale Risiken entstehen und die Erfüllung und Gesundheit des Mitarbeiters bei der Arbeit abnehmen. Deshalb ist es wichtig, kollaboratives Management, auch auf Distanz, einzusetzen, um maximale Leistung und Wohlfühlbedingungen für den Mitarbeiter zu erhalten. Eine einfache Lösung ist es, ein paar Arbeitsstunden für Videokonferenzen zu organisieren. Diese müssen weder lang sein, noch sich zu sehr wiederholen, und wie wir gesehen haben, helfen viele Werkzeuge, um dynamische und partizipative Meetings zu erhalten. Ebenso kann es interessant sein, einen oder wenige Tage pro Woche persönlich einzuplanen, um die Bindung zwischen den Mitarbeitern nicht abreißen zu lassen und so die Lebensqualität der Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu erhalten oder sogar zu verbessern. Auch die Formalisierung aller getroffenen Entscheidungen, ob durch die im Unternehmen anwesenden Personen oder während einer Videokonferenz, ermöglicht es, diejenigen, die nicht dabei sein konnten, nicht auszuschließen. Auf diese Weise wird die Telearbeit zu einer Arbeitsform, die nicht auf soziale Kontakte verzichtet und es den Mitarbeitern gleichzeitig ermöglicht, ihren Zeitplan neu zu gestalten und ihre Arbeitsleistung zu verbessern.

Trennen Sie Privat- und Berufsleben.

Im Homeoffice ist es notwendig, Privat- und Arbeitsleben zu koordinieren, um ein optimales Zeitgleichgewicht zu erreichen. Deshalb ist es wichtig, auch wenn Sie zu Hause sind, sich einen strikten Arbeitsplan zu setzen und Ihren Freunden, Kindern, Familie oder Mitbewohnern zu verstehen zu geben, dass sie während Ihrer Arbeitsphasen nicht gestört werden sollen. Das Gleichgewicht zwischen Privat- und Berufsleben muss respektiert werden, und ebenso dürfen Ihr Arbeitgeber oder Ihre Kollegen diesen Organisationsmodus auf Distanz nicht ausnutzen, um Sie unter dem Vorwand, dass Sie von zu Hause aus arbeiten, zu jeder Tages- und Nachtzeit zu belästigen.

Machen Sie Pausen und denken Sie daran, Luft zu schnappen.

Für Menschen, die auf Distanz arbeiten, kann die Kombination von Wohlbefinden und Leistung manchmal kompliziert sein. In der Tat bedeutet Heimarbeit, dass Sie Ihr Haus weniger verlassen und sich den ganzen Tag über weniger körperlich anstrengen müssen. Daher ist es wichtig, sich Zeit zu nehmen, um abzuschalten und Pausen einzulegen. In dieser freien Zeit an die frische Luft zu gehen, oder noch besser, sich körperlich zu betätigen, z. B. in der Mittagspause oder am Abend, kann eine ausgezeichnete Idee sein, um sich in guter Form zu halten und im Laufe des Tages einen klareren Kopf zu haben. Manager können auch Pausen oder körperliche Aktivitäten in Rahmen des Unternehmens fördern, damit sich ihre Mitarbeiter in einer anderen Umgebung als der des Unternehmens aufhalten können. Dabei geht es nicht darum, dass der Mitarbeiter aufgrund von Ablenkungen die Arbeit unterbricht, aber trotzdem auf seinem Bildschirm verweilt, sondern vielmehr darum, das Wohlbefinden jedes Mitarbeiters zu steigern, indem er dazu ermutigt wird, nicht den ganzen Tag an einem Ort zu verharren.

Ein Erfolg, wenn die vorgegebene Organisationsstruktur angepasst wird.

Telearbeit ermöglicht also eine bessere Lebensqualität, und obwohl sie vielleicht nicht für jeden geeignet ist, ist die Verwendung der besten Tools für eine gesunde Zusammenarbeit mit den Kollegen bereits ein großer Schritt in Richtung einer erfolgreichen Remote-Arbeitserfahrung.