Strumenti e consigli per un telelavoro di successo

Con le successive chiusure, lo sviluppo del telelavoro si è diffuso nelle aziende. Questa forma di organizzazione prende tutto il suo senso oggi, ed è possibile renderla molto efficiente dotandosi dei buoni strumenti e delle buone pratiche.

Un cambiamento benefico per la vostra azienda

C'è un'idea sbagliata che lavorare in un'azienda significhi dover andare sul posto di lavoro per essere efficaci. Questo non è necessariamente vero, e in alcuni casi, il lavoro a distanza può essere una vera risposta alle aspettative dei dipendenti. Lavorare da casa può in alcuni casi ridurre l'assenteismo e aumentare la produttività grazie a un'organizzazione del lavoro che aumenta la qualità della vita dei telelavoratori. Tra il tempo perso nel trasporto, alla macchinetta del caffè, o gli straordinari dovuti all'assenza dei colleghi, dovendo rimanere a casa per vari motivi, tutte queste occasioni sono momenti che potrebbero essere più produttivi per l'azienda, o che potrebbero permettere più tempo per la vita privata del dipendente. Promuovere i dipendenti a lavorare da casa, o uno spazio di coworking, può quindi essere una soluzione interessante per motivare e aumentare le loro prestazioni, permettendo loro di conciliare meglio la loro vita professionale e personale, a condizione che la relazione tra manager e dipendenti sia abbastanza forte e che si possa stabilire la fiducia tra le due parti.

Quali sono gli strumenti da impiegare per un telelavoro efficace?

Il computer e il suo software

Affinché l'esperienza del telelavoro abbia successo, è essenziale prendere in considerazione l'importanza del computer per mantenere la comunicazione tra i team e migliorare la collaborazione a distanza. Per fare questo, lavorare con strumenti che promuovono il lavoro di squadra, come gli strumenti collaborativi che permettono la condivisione di documenti, la videoconferenza o la condivisione dello schermo, diventa essenziale in un contesto come quello del lavoro a distanza. Tra tutte queste nuove pratiche digitali, la videoconferenza è sicuramente la punta di diamante per mantenere un collegamento tra i diversi attori all'interno e all'esterno dell'azienda. Con un'applicazione web come Microsoft Teams, Zoom o Meets, è possibile organizzare le riunioni in diretta, in modo rapido e semplice, con opzioni che si avvicinano a un incontro faccia a faccia. Lavagne bianche, come le flipchart, compatibili con le tavolette da disegno vi permetteranno di scrivere al volo durante la riunione, e possono anche essere parte del software di videoconferenza. Soluzioni cloud come Google Drive o Dropbox permettono di condividere i documenti a distanza. Per interagire, la piattaforma collaborativa "Slack", con la sua gestione di diversi canali di discussione, è perfetta per evitare di annegare nelle e-mail. Con tutti questi nuovi strumenti, lavorare in un team non è mai stato così facile. Bisogna solo trovare il giusto software di collaborazione interattiva adatto alle proprie esigenze.

Un accessorio quasi indispensabile: la tavoletta da disegno

Tra i buoni strumenti di comunicazione e creazione, una buona soluzione di lavoro quotidiano, che può essere utile in molte situazioni per una persona che lavora a casa, è la tavoletta grafica. Oltre a risparmiare tempo e facilitare il lavoro di ogni utente, permette di creare una collaborazione sociale che è molto più importante di quanto sembri, a condizione che tutti siano attrezzati e possano approfittare dei suoi benefici. Grazie alla sua sincronizzazione con la maggior parte dei software, come il software di lavagna virtuale, o il classico software da ufficio, tra gli altri, è possibile utilizzarlo in diversi modi. Per disegnare le vostre idee, e trasmetterle più facilmente che per iscritto, durante una sessione di brainstorming in videoconferenza, per correggere un documento a mano rapidamente sul computer, senza dover fare numerose conversioni di formato, per trasmettere know-how, soprattutto per i professori che vogliono essere in grado di insegnare a distanza e rispondere alle domande in modo chiaro, per eseguire una dimostrazione dal vivo, o semplicemente utilizzandola su un software collaborativo, la tavoletta grafica mostra un'agilità senza limiti, che la rende un alleato essenziale nel lavoro a distanza.

Tuttavia, non tutti sono a loro agio con questo tipo di strumento, ed è per questo che esistono modelli in modo che ogni dipendente possa facilmente prendere il controllo del dispositivo. La tavoletta grafica, come la Repaper di ISKN, rende questo possibile, proponendo di disegnare direttamente su un foglio di carta, posto direttamente sulla superficie della tavoletta grafica, vedendo il risultato immediatamente trascritto sull'interfaccia del software. Questo permette di scrivere in modo naturale, guardando la linea che viene tracciata sotto la mano, senza dover guardare lo schermo del computer, cosa che richiederebbe troppo allenamento della coordinazione occhio-mano per chi è alle prime armi in questo campo. Inoltre, l'uso di una matita standard, reso possibile dalla presenza di un anello magnetico intorno ad essa, non darà la strana sensazione dello stilo, non sempre confortevole per chi non è abituato.

Alcuni consigli per un telelavoro di successo

Mettetevi nelle condizioni giuste

Per poter telelavorare da casa, lontano dai locali dell'azienda, ma lavorare in buone condizioni ed essere produttivi, è importante gestire bene l'ambiente di lavoro domestico. La prima cosa che l'impiegato deve dire a se stesso, come a qualsiasi altro impiegato dell'azienda, è che solo perché non si è al solito posto di lavoro non significa che non ci si debba mettere in condizioni di lavoro ottimali. Rimanere in pigiama tutto il giorno non è sicuramente una buona soluzione per le prestazioni, e vestirsi, anche se con uno stile più casual rispetto al dress-code a volte pesante dell'ufficio, è un primo passo per lavorare in modo efficiente a distanza. Inoltre, pensare di organizzare uno spazio di lavoro dedicato fa parte delle condizioni per migliorare l'efficienza. Lavorare a casa richiede rigore e una riunione in videoconferenza da lì sarebbe molto sgradita per farvi sembrare seri al vostro datore di lavoro. Per i meno motivati, o per quelli che mancano di interazione sociale, ci sono sempre più spazi di coworking, in modo da poter scegliere tra open space e sale riunioni per sentirsi in un ufficio.

Mantenere il normale orario di lavoro

Per mantenere un impegno costante nel lavoro, è consigliabile che il telelavoratore gestisca il suo orario di lavoro come se lavorasse direttamente in ufficio. Il dipendente dovrebbe quindi mantenere un orario di lavoro che coinvolga una routine che gli permetta di essere efficiente come nei locali del datore di lavoro. L'obiettivo qui non è il presenzialismo, soprattutto se il dipendente ha già adempiuto a tutti i compiti assegnatigli, ma che il dipendente senta che i giorni di telelavoro sono una vera giornata di lavoro. Organizzare un programma rigoroso per distribuire il carico di lavoro è anche un buon modo per evitare distrazioni e per attenersi a orari specifici. Per esempio, lo scopo di lavorare in remoto non è quello di iniziare la giornata a metà pomeriggio quando tutti i tuoi colleghi hanno quasi finito la loro. Seguendo un ritmo sano e organizzato, e anche se c'è un maggior grado di flessibilità rispetto all'ufficio, ogni lavoratore a domicilio si atterrà ai suoi obiettivi e potrà organizzare più facilmente il suo equilibrio tra lavoro e vita privata.

Non perdere il contatto con i vostri colleghi

È vero che per le persone che lavorano da casa, il telelavoro ha molti vantaggi in termini di orario e flessibilità. Tuttavia, può succedere che dopo un po' di tempo si avverta una sensazione di isolamento da parte di molti, e questo è il momento in cui possono sorgere rischi psicosociali, e la realizzazione e la salute sul lavoro possono diminuire per il dipendente. Per questo è importante utilizzare la gestione collaborativa, anche a distanza, per mantenere il massimo rendimento e le condizioni di benessere del dipendente. Una soluzione semplice è quella di organizzare alcune ore di lavoro dedicate alle riunioni in videoconferenza. Questi non devono essere lunghi, né troppo ripetitivi, e come abbiamo visto, molti strumenti aiutano ad ottenere riunioni dinamiche e partecipative. Allo stesso modo, può essere interessante programmare uno o pochi giorni alla settimana di faccia a faccia per non rompere i legami tra i dipendenti, e quindi mantenere o addirittura migliorare la qualità della vita lavorativa dei dipendenti. Inoltre, formalizzare tutte le decisioni prese, sia da persone presenti nei locali dell'azienda che durante una riunione in videoconferenza, permette di non escludere coloro che non potevano essere presenti. In questo modo, il telelavoro diventa un modo di lavorare che non toglie i contatti sociali, mentre permette ai dipendenti di regolare i loro orari e migliorare il loro rendimento sul lavoro.

Separare la vita personale da quella professionale

È necessario, in una situazione di telelavoro, essere in grado di conciliare la vita privata e la vita lavorativa con il miglior equilibrio di tempo assegnato a ciascuna. È quindi importante, anche se siete a casa, stabilire un orario di lavoro rigoroso e chiarire ai vostri amici, bambini, familiari o coinquilini che non devono essere disturbati durante le vostre ore di lavoro. L'equilibrio tra vita privata e professionale deve essere rispettato, e allo stesso modo il vostro datore di lavoro o i vostri colleghi non devono approfittare di questa modalità organizzativa remota per disturbarvi a tutte le ore del giorno e della notte con il pretesto che state lavorando da casa.

Fate delle pause e pensate a uscire

Per le persone che lavorano in remoto, combinare il benessere e le prestazioni può essere a volte complicato. Lavorare da casa significa che si deve uscire meno di casa e fare meno sforzo fisico durante la giornata. È quindi importante prendersi del tempo per staccare e fare delle pause. Durante questo tempo libero, prendere aria fresca uscendo all'aperto, o meglio ancora, fare un po' di attività fisica, all'ora di pranzo o alla sera per esempio, può essere un'ottima idea per mantenersi in forma e più lucidi nel corso della giornata. I manager possono anche promuovere pause o attività fisiche all'interno della loro azienda in modo che i loro dipendenti possano stare in un ambiente diverso da quello dell'azienda per cui lavorano. L'idea qui non è quella di perdere la concentrazione fermando il lavoro a causa delle distrazioni, facendo rimanere il dipendente sullo schermo del suo computer, ma al contrario, di rafforzare il benessere di ogni dipendente incoraggiandolo a non rimanere fisso nello stesso posto tutto il giorno.

Un successo se l'organizzazione a monte è adattata

Il telelavoro permette quindi una migliore qualità della vita, e anche se non è adatto a tutti, usare i migliori strumenti per collaborare con i colleghi in modo sano è già un grande passo verso il successo della vostra esperienza di telelavoro.