Wie leitet man ein Remote-Meeting?

Die Organisation von Remote-Meetings wird zunehmend zu einem Standard für Unternehmen. Die Perfektionierung der Moderationstechniken, so dass alle Teilnehmer in das Remote-Meeting involviert sind, kann eine Herausforderung für die Moderatoren sein. Um eine gute Gruppendynamik zu etablieren, kann der Einsatz von technologischen Hilfsmitteln wie dem Grafiktablett Ihnen helfen, Ihr Meeting bestmöglich vorzubereiten und zu moderieren und somit ein produktives Meeting zu führen. Um Ihre Moderationsmethoden zu perfektionieren, Ihre Meetings zu strukturieren und Ihre Ziele zu erreichen, behelfen Sie sich folgenden Tipps und Tools, damit Sie Ihr nächstes Remote-Meeting optimal vorbereiten und organisieren können.

Das Grafiktablett, ein unverzichtbarer Verbündeter bei der Leitung von Remote-Meetings.

Eines der beliebtesten Werkzeuge für die Durchführung eines effizienten Meetings ist das Grafiktablett. Mit einem Tablett wie dem ISKN Repaper sind Sie in der Lage, den Bildschirm Ihrer Grafikanwendung mit den meisten Videokonferenz-Tools zu teilen. Ob Zoom, Teams oder Meets, das Repaper-Tablett passt sich problemlos an jedes Programm an und ermöglicht es Ihnen, Live-Skizzen, Zeichnungen und Anmerkungen zu erstellen, um Ihre Punkte sofort zu illustrieren. Whiteboard-Anwendungen, die in eine Videokonferenzsoftware integriert sind, sind ebenfalls eine Lösung. Diese sind ideal für ein Brainstorming oder zur Weitergabe von Ideen wie auf einem Flipchart. Ob auf Zoom Whiteboard oder Google Jamboard, erklären Sie Ihre Ideen mit Diagrammen und Zeichnungen und geben Sie als Meeting-Leiter Ihren Projektpräsentationen eine weitere Dimension. Durch das Zeichnen von Diagrammen können Sie Ihre Argumente live veranschaulichen und so Ihre Zuhörer überzeugen, sich Ihren Ideen anzuschließen, was das Hauptziel eines jeden in einer effektiven Teambesprechung ist. Noch interessanter wird es, wenn Ihre Mitarbeiter auch über ein Grafiktablett verfügen. Sie können dann vom Manager zur Teilnahme eingeladen werden und dem Whiteboard sofort ihre persönliche Note verleihen.

In dieser Situation empfehlen sich Zeichentablett wie das ISKN Repaper, insbesondere dann, wenn die Teilnehmer des Meetings nicht ganz sicher im Umgang mit dieser Art von Werkzeug sind. Das Auflegen eines Blattes Papier auf das Tablett, um Zeichnungen und Notizen zu machen, wie man es auf einem Standard-Notizbuch tun würde, mit gleichzeitiger Live-Übertragung auf die Grafiksoftware, ermöglicht es auch Ungeübten, sich schnell mit dieser Art von Werkzeug vertraut zu machen.

In der Tat ist keine lange Lernkurve zur Beherrschung der Hand-Augen-Koordination mehr nötig, wie sie bei traditionelleren Tabletts ohne Bildschirm erforderlich ist, die keine Referenzpunkte auf der schwarzen Touch-Oberfläche bieten. Mit einem Grafiktablett können sowohl der Vortragende als auch die Mitarbeiter ihre Ideen schnell, klar und präzise ausdrücken, da jeder weiß, wie man auf Papier schreibt. Zudem ermöglicht es die Technologie dieser Art von Tablett, das Geschriebene und Gezeichnete sofort auf den Computerbildschirm zu übertragen. Verdeutlichen Sie also Ihre Erkenntnisse und laden Sie Ihre Mitarbeiter ein, sich aktiv an der Besprechung zu beteiligen, um ihre volle Aufmerksamkeit zu erhalten. Wenn Sie das Meeting bereits in Formaten wie Powerpoint, Impress oder Keynote vorbereitet haben, ist das kein Problem. Sie können Ihr Grafiktablett auch verwenden, um Ihre Folien sofort und live für Ihr Publikum mit Anmerkungen zu versehen. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, die für Sie wichtigen Punkte zu betonen und eine normalerweise nüchterne Powerpoint-Präsentation in eine dynamische Demonstration zu verwandeln.

Das Remote-Meeting: der neue Business-Standard.

Mit der Standardisierung der Telearbeit wird die Durchführung von Remote-Meetings für Manager, die sich mit ihren Teams austauschen möchten, immer üblicher. Die aktuelle Situation hat die Art und Weise, wie wir über Arbeit denken, völlig verändert, und es kann sich lohnen, sich mit neuen Werkzeugen zu beschäftigen, um Ihre Meetings effektiv durchzuführen. Bei einem effektiven Meeting besteht die Herausforderung für den Moderator darin, die Teilnehmer zu fesseln und die Zuhörer auf die Tagesordnung zu konzentrieren. Remote-Working-Meetings haben, wie alle Arten von Meetings, ein klares Ziel: den Teilnehmern den Zweck des Meetings zu erklären, sie zu informieren, Meinungen einzuholen, aber vor allem gemeinsam mit ihren Mitarbeitern Projekte zu konstruieren. Es gibt viele Lösungen, um dies zu erreichen, und dank bestimmter Software und Peripheriegeräte, wie z. B. dem Grafiktablett, wird es für den Manager einfacher sein, die Probleme darzustellen und die Entscheidungsfindung zu motivieren, indem er seine Ideen klar präsentiert.

Einige Tipps für ein erfolgreiches Remote-Meeting.

Wählen Sie die passende Videokonferenzsoftware.

Die Software, mit der Sie Ihr Meeting organisieren, ist entscheidend für dessen reibungslosen Ablauf. Die Nutzeroberfläche wird zu Ihrem Besprechungsraum, weswegen Sie ein Videokonferenz-Tool wählen sollten, das angenehm und für alle zugänglich ist und Möglichkeiten bietet, eine Besprechung unter den besten Bedingungen zu organisieren und zu leiten. Zu den bekanntesten Programmen gehören Zoom, Meets, Skype oder Teams. Alle diese Schnittstellen, die von den bekanntesten Unternehmen wie Microsoft oder Google vorgeschlagen werden, haben ihre eigenen Besonderheiten. Ihre Optionen können in der Tat für viele Situationen geeignet sein. Es liegt an Ihnen, das Programm zu wählen, von dem Sie glauben, dass es am besten zu Ihrer Präsentation und den Computerkenntnissen der Teilnehmer passt.

Überprüfen Sie Ihre Ausstattung.

Die Verwendung der richtigen Werkzeuge für die Besprechung und deren Überprüfung ist ein Schritt, den Sie nicht vernachlässigen sollten, wenn Sie Zeitverluste vermeiden wollen. Es mag trivial erscheinen, aber eine Webcam zu haben, die es Ihren Gesprächspartnern erlaubt, Sie zu sehen, wird das Meeting dynamischer machen als mit einem leeren und unbeweglichen Avatar. Der wichtigste Punkt, der oft zu Gunsten des Videomaterials vernachlässigt wird, ist jedoch die Überprüfung des Klangs Ihres Mikrofons. Auch wenn die in Laptops verfügbaren Mikrofone heutzutage von guter Qualität sind, sollte man hier darauf achten, um zu vermeiden, dass Sie die gleichen Sätze immer und immer wieder neu wiederholen, weil die Teilnehmer sie nicht verstehen. Ebenso ist es wichtig, die Qualität Ihrer Lautsprecher und Kopfhörer zu überprüfen, damit Sie klar verstehen, was die Sprecher sagen. Als Organisator ist es besser, die Teilnehmer vorzubereiten, indem man sie bittet, ihre Ausrüstung vorher zu überprüfen, damit jeder in der Lage ist, die wesentlichen Informationen zu hören und beim Sprechen gut gehört zu werden. Das Gleiche gilt natürlich auch, wenn Sie externe Geräte wie z. B. ein Grafiktablett verwenden. Dank einer ordnungsgemäßen Funktionsprüfung wird sichergestellt, dass die Besprechung reibungslos verläuft und für alle Beteiligten angenehm ist.

Bringen Sie die Hauptakteure zusammen.

Zur effektiven Leitung und Moderation eines Meetings gehört auch die Auswahl der richtigen Personen. Es macht keinen Sinn, mehr Leute zu versammeln, als Sie brauchen, vor allem, wenn sie nichts Konkretes zum Meeting beitragen können. Wenn die Anzahl der Teilnehmer ein Dutzend Personen übersteigt, werden Sie wahrscheinlich an Produktivität verlieren. Vergessen Sie nicht, dass oft ein Bericht über die Besprechung für die überwiegende Mehrheit Ihrer Mitarbeiter ausreichen kann. Wenn Sie die verschiedenen Akteure zusammengebracht haben, ist es wichtig, zu Beginn des Treffens eine Tischrunde zu machen, um die Identität jeder anwesenden Person zu formalisieren. Indem man ihnen Redezeit gibt, kann sich jeder vorstellen und alle Anwesenden können sehen, welche Rolle sie im Unternehmen spielen. Sie können auch vor oder während des Meetings ein Organigramm der verschiedenen Teilnehmer mit Hilfe eines Grafiktabletts und einer Whiteboard-Oberfläche erstellen. Wenn Sie dies live tun, kann jeder die beteiligten Personen eindeutig identifizieren.

Denken Sie daran, Ihr Meeting zu "timen".

Um produktiv zu sein, ist es wichtig, die Zeit für jedes Thema zu begrenzen, um endlose Meetings zu vermeiden. Zögern Sie daher nicht, Ihr Meeting in mehrere Teile zu gliedern, für die Sie im Vorfeld eine bestimmte Dauer festlegen, und bestimmte Kernpunkte zusammenzufassen, um Zeit zu sparen. Wenn Sie sich nicht in unnötigen Details verlieren, werden Ihre Interventionen produktiver und die Teilnehmer bleiben während der gesamten Zeit der von Ihnen geleiteten Meetings aufmerksamer.

Vergessen Sie das Protokoll nicht.

Vergessen Sie nicht, am Ende der Besprechung eine Zusammenfassung aller wichtigen Punkte zu schreiben, die während der Besprechung besprochen wurden. Diese Kurzberichte sind ein wichtiger Input für jeden Teilnehmer und helfen dabei, wichtige Punkte zu klären, die während der Geschäftsbesprechungen angesprochen wurden. Sie können auch in Erwägung ziehen, jemanden einzuladen, der sich speziell Notizen macht, so dass Sie sich als Moderator auf das Sprechen konzentrieren können. Um das Schreiben Ihrer Berichte zu erleichtern, zögern Sie nicht, die Möglichkeiten Ihrer Grafikprogramme zu nutzen. Diese Programme, wie z. B. Repaper Studio, ermöglichen es Ihnen, das Geschriebene, Gezeichnete und Mitgeteilte während des Meetings live aufzuzeichnen. Die Teilnehmer können dann den Inhalt des Meetings auf Video ansehen und den Ablauf des Gesagten zum besseren Verständnis noch einmal durchgehen.

Wagen Sie den Schritt zum Remote-Meeting.

Wir haben gesehen, wie man ein professionelles Meeting aus der Ferne organisiert und durchführt. Zeitmanagement, Erstellung der Teilnehmerliste und Austausch von interaktiven Protokollen - auch wenn diese Tricks es ermöglichen, ein Meeting leichter vorzubereiten und zu leiten, bleibt die Hauptquelle, um es für die anwesenden Akteure attraktiver und interessanter zu machen, die gute Verwaltung des Materials. Von Audio bis Video, über Software und Grafiktabletts stehen Ihnen viele Möglichkeiten zur Verfügung, um ein kollektives Projekt aus der Ferne zu animieren, und das auf eine interessante und involvierende Art und Weise für alle beteiligten Personen. Das Leiten von Besprechungen wird einfach, und unabhängig vom Thema können Sie Ihre Präsentationen auf unterhaltsame und fesselnde Art und Weise strukturieren und animieren.