Comment animer une réunion à distance ?

Organiser des réunions à distance devient petit à petit une norme pour les entreprises. Perfectionner ses techniques d’animation, pour que tous les participants soient investis lors d’une réunion distancielle, peut être un challenge à relever pour les animateurs. Afin d’instaurer une bonne dynamique de groupe, utiliser des outils technologiques comme la tablette graphique peut vous aider à préparer et animer au mieux votre rendez-vous, et ainsi mener une réunion productive. Afin de perfectionner vos méthodes d’animation, cadrer vos réunions, et arriver aux objectifs fixés, suivez les conseils et outils que nous vous fournissons ci-dessous pour que vous puissiez préparer et organiser au mieux votre prochaine réunion à distance.

La tablette graphique, un allié essentiel pour animer des réunions à distance.

L’un des outils les plus plébiscités pour organiser une réunion de manière efficace est la tablette graphique. Avec une tablette comme la ISKN Repaper, vous aurez la possibilité de partager l’écran de votre application graphique avec la majorité des outils de visioconférence. Que cela soit sur Zoom, Teams ou Meets, la tablette Repaper pourra facilement s’adapter à chaque logiciel, et vous pourrez ainsi créer en direct des croquis, dessins et annotations qui permettront d’illustrer vos propos instantanément. Des applications de tableau blanc intégrées aux logiciels de visioconférence sont également une solution. Ces dernières sont idéales pour le brainstorming ou pour faire passer des idées comme vous le feriez sur un paperboard. Que cela soit sur Zoom Whiteboard ou sur Google Jamboard, entre autres, expliquez avec des schémas et des dessins vos idées, et, en tant qu’animateur de la réunion, donnez à vos présentations de projets une autre dimension. Schématiser vos propos vous permettra d'illustrer vos arguments en direct, et ainsi convaincre votre auditoire à adhérer à vos idées, qui reste l'objectif principal de chacun lors d'une réunion d'équipe efficace. Cela devient encore plus intéressant si vos collaborateurs disposent également d’une tablette graphique. Ces derniers pourront alors être invités par le manager à participer et à ajouter leur touche personnelle sur le tableau blanc, en instantanné.

Des tablettes scanner comme la ISKN Repaper sont d’ailleurs tout à fait conseillées dans cette situation, d’autant plus si les participants aux réunions ne sont pas tout à fait à l’aise avec l’utilisation de ce type d'outils. En effet, la pose d’une feuille de papier sur la tablette pour réaliser dessins et notes, comme on le ferait sur un carnet standard, permet même aux plus novices de se familiariser rapidement avec ce genre d’outils, tout en les retranscrivant en direct sur le logiciel graphique.

En effet, plus besoin d'un long apprentissage pour gérer la coordination main-œil, comme cela s'impose sur des tablettes sans écran plus traditionnelles n'offrant aucun point de repère sur la surface tactile noire. Avec une tablette scanner, l'animateur comme les collaborateurs pourront alors exprimer leurs idées rapidement, de manière claire et concise, tout le monde sachant écrire sur papier, et la technologie de ce type de tablette permettant de transposer instantanément ce que l'on écrit et dessine à l'écran d'ordinateur. Schématisez ainsi vos trouvailles et invitez vos collègues de travail à participer activement à la réunion afin de capter pleinement leur attention. Si vous avez déjà effectué la préparation de la réunion dans des formats tels que Powerpoint, Impress ou Keynote, cela ne pose aucun problème. Vous pouvez également utiliser votre tablette graphique pour annoter de manière instantanée vos slides, en direct pour votre auditoire. Vous avez de ce fait la possibilité de mettre l’accent sur les points qui vous semblent importants, et transformer une présentation Powerpoint, bien généralement austère, en une démonstration dynamique.

La réunion à distance : nouveau standard en entreprise.

Avec la standardisation du télétravail, animer des réunions à distance devient de plus en plus commun pour les managers souhaitant faire le point avec leurs équipes. La situation actuelle a changé du tout au tout la manière de penser le travail, et il peut être intéressant de se pencher sur de nouveaux outils pour conduire efficacement vos rendez-vous. Pour une réunion efficace, l’animateur a pour défi de captiver les participants, et de réussir à recentrer l’auditoire sur l’ordre du jour. Les réunions de travail à distance, comme pour tous les différents types de réunions, ont un objectif clair : expliquer aux participants le but de la réunion, les informer, recueillir des avis, mais avant tout co-construire les projets avec ses collaborateurs. De nombreuses solutions existent pour arriver à cela, et grâce à certains logiciels et périphériques, comme la tablette graphique, il sera plus simple pour le manager de présenter les enjeux, et de motiver la prise de décision en exposant clairement ses idées.

Quelques astuces pour réussir votre réunion à distance.

Choisir le bon logiciel de visioconférence.

Le logiciel sur lequel vous organisez votre réunion sera essentiel pour le bon déroulement de celle-ci. L’interface devient ainsi votre salle de réunion, et c’est pourquoi il faut choisir un outil de visioconférence agréable, accessible pour tous, et proposant des options pour organiser et animer une rencontre dans les meilleures conditions. Parmi les softwares les plus connus, on peut citer Zoom, Meets, Skype ou encore Teams. Toutes ces interfaces proposées par les entreprises les plus connues, comme Microsoft ou encore Google, ont chacune leurs particularités. Leurs options peuvent en effet convenir à de nombreuses situations. À vous d’essayer et de choisir le programme qui vous semblera le plus adapté à votre présentation, et aux compétences informatiques des participants.

Vérifiez votre matériel.

Utiliser des outils adaptés au bon déroulement de la réunion, et les vérifier, est une étape à ne pas négliger si vous voulez éviter de perdre du temps. Cela peut paraître anodin, mais avoir une webcam permettant à vos interlocuteurs de vous voir rendra la réunion plus dynamique qu’avec un avatar vide et immobile. Ceci dit, le point le plus important, souvent négligé au profit de la vidéo, est de vérifier le son de votre micro. Si ceux fournis dans les ordinateurs portables sont aujourd’hui de qualité correcte, il est tout de même préférable de s’en assurer pour éviter de reformuler maintes et maintes fois les mêmes phrases, à cause d’une mauvaise compréhension des participants. De la même manière, bien vérifier la qualité de ses enceintes et de son casque est essentiel pour comprendre clairement ce que peuvent dire les intervenants. En tant qu’organisateur, il est préférable, au moment d'élaborer la réunion, de préparer les participants en leur demandant en amont de vérifier leur matériel pour que chacun soit bien apte à entendre les informations essentielles, et à être bien entendu pendant sa prise de parole. Il en est évidemment de même si vous utilisez des périphériques extérieurs comme une tablette graphique. Vérifier leur bon fonctionnement permet d’obtenir un déroulement efficace, et une animation de réunion agréable pour tous.

Réunissez les acteurs essentiels.

Piloter et savoir animer efficacement une rencontre passe aussi par la sélection des bons interlocuteurs. Il ne sert à rien de réunir plus de personnes qu’il n’en faut, surtout si ces dernières n’ont rien à apporter de concret à ce rendez-vous. Si le nombre de participants dépasse la douzaine de personnes, on peut estimer que vous perdez en productivité. N’oubliez pas que bien souvent, un compte-rendu de la réunion peut suffire pour la grande majorité de vos collaborateurs. Lorsque vous avez réuni les différents acteurs, il est important, dès le début de la réunion, de faire un tour de table pour formaliser l’identité de chaque personne présente. En leur donnant un temps de parole, chacun pourra se présenter, et toutes les personnes présentes pourront visualiser quels sont les rôles de chacun dans l'entreprise. Vous pouvez également, avant ou pendant la réunion, établir un organigramme des différents participants grâce à une tablette graphique et une interface de tableau blanc. Le faire en direct permet à tout à chacun de bien identifier les interlocuteurs.

Pensez à "timer" votre réunion.

Pour être productif, il est important de limiter le temps alloué à chaque thème abordé pour éviter les réunions interminables. Pour ce faire, n’hésitez pas à structurer votre réunion de travail en plusieurs parties, auxquelles vous définirez par avance une certaine durée, et à synthétiser certains points clés pour gagner du temps. En ne vous perdant pas dans les détails inutiles cela rendra vos interventions plus productives et les participants resteront d’autant plus alertes pendant tout le temps des réunions que vous conduisez.

N'oubliez pas le compte-rendu.

À la fin de la réunion, pensez toujours à rédiger un compte-rendu récapitulant chaque élément significatif ayant été abordé pendant le meeting. Ces synthèses sont des apports importants pour chaque participant, et elles permettent de clarifier les points clés évoqués pendant les réunions professionnelles. Vous pouvez également penser à convier une personne qui s’occupera spécifiquement de la prise de notes, ce qui vous permettra, en tant qu’animateur, de vous concentrer sur votre prise de parole. Afin de faciliter la rédaction de vos comptes-rendus, n’hésitez pas à utiliser les options de vos applications graphiques. Ces dernières, à l’instar de Repaper Studio, permettent d’enregistrer ce que vous avez écrit, dessiné et partagé en direct lors de la réunion. Les participants peuvent alors revoir le contenu de la réunion en vidéo, et revisualiser le cheminement de ce qui a été dit pour une meilleure compréhension.

Passez le pas de la réunion à distance.

Nous avons vu comment organiser et conduire une réunion professionnelle à distance. Gestion du temps, création de la liste des participants, et partage de compte-rendus interactifs, si ces astuces peuvent permettre de préparer et diriger une réunion plus facilement, la principale source la rendant plus attractive et intéressante pour les acteurs présents reste la bonne gestion du matériel. De l’audio à la vidéo, en passant par le logiciel et la tablette graphique, beaucoup de possibilités s’offrent à vous pour animer un projet collectif à distance, et ce, de manière intéressante et impliquante, pour toutes les personnes y participant. Mener des réunions devient alors facile, et quels que soient les thèmes abordés, vous pourrez structurer et animer vos présentations de façon ludique et captivante.