Come condurre una riunione a distanza?

L'organizzazione di riunioni a distanza sta diventando uno standard per le aziende. Perfezionare le tecniche di facilitazione, in modo che tutti i partecipanti siano coinvolti in una riunione a distanza, può essere una sfida per i facilitatori. Per stabilire una buona dinamica di gruppo, l'uso di strumenti tecnologici come la tavoletta grafica può aiutarvi a preparare e facilitare la vostra riunione nel miglior modo possibile, e quindi a condurre una riunione produttiva. Per perfezionare i tuoi metodi di facilitazione, inquadrare le tue riunioni e raggiungere i tuoi obiettivi, segui i consigli e gli strumenti che ti forniamo qui di seguito per preparare e organizzare la tua prossima riunione a distanza.

La tavoletta grafica, un alleato essenziale per facilitare le riunioni a distanza.

Uno degli strumenti più popolari per gestire una riunione efficace è la tavoletta grafica. Con una tavoletta come la ISKN Repaper, puoi condividere lo schermo della tua applicazione grafica con la maggior parte degli strumenti di videoconferenza. Che sia Zoom, Teams o Meets, la tavoletta Repaper si adatta facilmente a qualsiasi software, permettendoti di creare schizzi, disegni e annotazioni dal vivo per illustrare i tuoi punti all'istante. Anche le applicazioni per lavagne bianche integrate con software di videoconferenza sono una soluzione. Questi sono ideali per il brainstorming o per far passare le idee come su una lavagna a fogli mobili. Su Zoom Whiteboard o Google Jamboard, tra gli altri, spieghi le tue idee con diagrammi e disegni e, come leader della riunione, dai un'altra dimensione alle tue presentazioni di progetto. Disegnare diagrammi ti aiuterà a illustrare i tuoi argomenti dal vivo, e quindi a convincere il tuo pubblico ad aderire alle tue idee, che è l'obiettivo principale di tutti in una riunione di squadra efficace. Questo diventa ancora più interessante se i tuoi dipendenti hanno anche una tavoletta grafica. Possono quindi essere invitati dal manager a partecipare e aggiungere il loro tocco personale alla lavagna istantaneamente.

Le tavolette da disegno come l'ISKN Repaper sono raccomandate in questa situazione, soprattutto se i partecipanti alla riunione non sono completamente a loro agio con l'uso di questo tipo di strumento. In effetti, mettere un foglio di carta sulla tavoletta per fare disegni e appunti, come si farebbe su un normale quaderno, permette anche ai più inesperti di familiarizzare rapidamente con questo tipo di strumento, ritrascrivendoli direttamente nel software di grafica.

Infatti, non c'è bisogno di un lungo apprendistato per gestire la coordinazione occhio-mano, come è richiesto su più tradizionale tavolette senza schermo che non offrono punti di riferimento sulla superficie nera di tocco. Con una tavoletta grafica, sia i presentatori che i collaboratori possono esprimere le loro idee in modo rapido, chiaro e conciso, poiché tutti sanno scrivere su carta, e la tecnologia di questo tipo di tavoletta permette di trasporre istantaneamente ciò che si scrive e si disegna sullo schermo del computer. Perciò, traccia una mappa dei tuoi risultati e invita i tuoi colleghi a partecipare attivamente alla riunione per ottenere la loro piena attenzione. Se hai già preparato la riunione in formati come Powerpoint, Impress o Keynote, questo non è un problema. Puoi anche usare la tua tavoletta grafica per annotare istantaneamente le tue diapositive, dal vivo per il tuo pubblico. Questo ti dà l'opportunità di sottolineare i punti che sono importanti per te, e trasforma una presentazione Powerpoint solitamente austera in una dimostrazione dinamica.

Riunioni a distanza: il nuovo standard negli affari.

Con la standardizzazione del telelavoro, condurre riunioni a distanza sta diventando sempre più comune per i manager che vogliono fare il punto sui loro team. La situazione attuale ha cambiato completamente il modo in cui pensiamo al lavoro, e può valere la pena di guardare a nuovi strumenti per condurre le tue riunioni in modo efficace. La sfida per una riunione efficace è che il facilitatore tenga impegnati i partecipanti e che mantenga il pubblico concentrato sull'ordine del giorno. Le riunioni di lavoro a distanza, come tutti i tipi di riunioni, hanno un obiettivo chiaro: spiegare lo scopo della riunione ai partecipanti, informarli, raccogliere opinioni, ma soprattutto co-costruire i progetti con i dipendenti. Esistono molte soluzioni per raggiungere questo obiettivo, e grazie a certi software e periferiche, come la tavoletta grafica, sarà più facile per il manager presentare le questioni, e motivare il processo decisionale presentando chiaramente le sue idee.

Ecco alcuni consigli per una riunione a distanza di successo.

Scegliere il giusto software di videoconferenza.

Il software su cui organizza la tua riunione sarà essenziale per il suo buon funzionamento.L'interfaccia diventa così la tua sala riunioni, ed è per questo che devi scegliere uno strumento di videoconferenza che sia piacevole, accessibile a tutti e che offra opzioni per organizzare e condurre una riunione nelle migliori condizioni. Tra i software più conosciuti, possiamo citare Zoom, Meets, Skype o Teams. Tutte queste interfacce offerte dalle aziende più famose, come Microsoft o Google, hanno le loro particolarità. Le loro opzioni sono adatte a molte situazioni. Sta a te cercare di scegliere il programma che ritieni più adatto alla tua presentazione e alle capacità informatiche dei partecipanti.

Controlla il tuo equipaggiamento.

Usare gli strumenti giusti per la riunione, e controllarli, è un passo da non trascurare se si vuole evitare di perdere tempo. Può sembrare banale, ma avere una webcam che permette ai tuoi partecipanti di vederti renderà la riunione più dinamica che con un avatar vuoto e immobile. Detto questo, il punto più importante, spesso trascurato a favore del video, è controllare il suono del tuo microfono. Anche se quelli forniti nei computer portatili sono oggi di qualità decente, è comunque preferibile assicurarsi di questo per evitare di riformulare le stesse frasi più e più volte, a causa di un malinteso dei partecipanti. Allo stesso modo, controllare la qualità degli altoparlanti e delle cuffie è essenziale per capire chiaramente cosa dicono gli altoparlanti. Come organizzatore, è meglio preparare i partecipanti in anticipo chiedendo loro di controllare il loro equipaggiamento in modo che tutti possano sentire le informazioni essenziali ed essere ascoltati quando parlano. Lo stesso vale ovviamente se si utilizzano dispositivi esterni come una tavoletta grafica. Controllare che funzionino correttamente garantirà che la riunione si svolga senza intoppi e sia piacevole per tutti.

Riunire gli attori chiave.

Gestire una riunione e saperla condurre in modo efficace implica anche la selezione delle persone giuste. Non ha senso riunire più persone del necessario, soprattutto se non hanno nulla di concreto da apportare alla riunione. Se il numero di partecipanti supera la dozzina, si rischia di perdere produttività. Non dimentichi che in molti casi, un resoconto della riunione può essere sufficiente per la stragrande maggioranza dei tuoi dipendenti.

Quando hai riunito i vari attori, è importante, all'inizio della riunione, fare il giro del tavolo per formalizzare l'identità di ogni persona presente. Dando loro il tempo di parlare, tutti possono presentarsi e tutti i presenti possono vedere quali sono i loro ruoli nell'azienda. È anche possibile, prima o durante la riunione, disegnare un organigramma dei vari partecipanti utilizzando una tavoletta grafica e un'interfaccia lavagna. Fare questo dal vivo permette a tutti di identificare chiaramente le persone con cui stanno parlando.

Ricordati di "cronometrare" la tua riunione.

Per essere produttivi, è importante limitare il tempo assegnato ad ogni argomento per evitare riunioni infinite. Per fare questo, non esitare a strutturare la tua riunione di lavoro in più parti, per le quali definirai in anticipo una certa durata, e a riassumere alcuni punti chiave per risparmiare tempo. Non perdersi in dettagli inutili renderà i tuoi interventi più produttivi e i partecipanti rimarranno più attenti durante le riunioni che condurrai.

Non dimenticare i verbali.

Alla fine della riunione, ricordati sempre di scrivere un riassunto di ogni elemento significativo che è stato discusso durante la riunione. Questi riassunti sono input importanti per ogni partecipante, e aiutano a chiarire i punti chiave sollevati durante le riunioni di lavoro. Potresti anche considerare di invitare uno specifico annotatore, il che ti permetterà, come facilitatore, di concentrarti sul discorso. Per facilitare la scrittura dei tuoi rapporti, non esitare a utilizzare le opzioni delle tue applicazioni grafiche. Questi, come Repaper Studio, ti permettono di registrare ciò che hai scritto, disegnato e condiviso dal vivo durante la riunione. I partecipanti possono poi rivedere il contenuto della riunione su video, e rivedere il flusso di ciò che è stato detto per una migliore comprensione.

Fai il passo della riunione a distanza.

Abbiamo visto come organizzare e condurre una riunione di lavoro a distanza. La gestione del tempo, la creazione di una lista di partecipanti e la condivisione di verbali interattivi, mentre questi consigli possono facilitare la preparazione e lo svolgimento di una riunione, la fonte principale per renderla più attraente e interessante per i presenti è una buona gestione del materiale. Dall'audio al video, passando per software e tavolette grafiche, ci sono molte possibilità per animare un progetto collettivo a distanza, in modo interessante e coinvolgente per tutte le persone che partecipano. Condurre riunioni diventa facile, e qualunque sia l'argomento, potete strutturare e animare le vostre presentazioni in modo divertente e accattivante.